家賃の入金確認、消し込み作業を自動化　経理部門の業務効率化を推進

2022年11月18日

　インターネット決済代行サービスを手掛けるROBOT PAYMENT（東京都渋谷区）が提供する『請求管理ロボ』は、請求書の作成や送付・集金・照合・催促などの一連の請求業務を自動化するクラウドサービスです。賃貸不動産業界においても導入企業が増えています。その理由について、執行役員の藤田豪人さんに聞きました。

定期請求が多数発生している企業が導入

ROBOT PAYMENT　／　請求管理ロボ

――『請求管理ロボ』はどのようなサービスなのでしょうか？

　請求業務を自動で行うサービスです。顧客情報を事前に登録しておくことで、毎月の請求書の発行と送付、集金、入金の照合、未入金に対する催促を自動で行います。決済方法もクレジットカードだけでなく口座振替や銀行振り込みなど様々な手段に対応しており、「口座引き落としが2度出来なかった場合はクレジット決済に変更する」といったカスタマイズも簡単に行えます。

　また、与信取引と債権保証をプラスした『請求まるなげロボ』というサービスでは、滞納者に向けた督促業務も代行します。与信が通れば、売掛金の100％を保証する掛け払いサービスです。仮に1万件に請求書を発行しなければならない会社でも、個別の顧客への対応が不要となります。

――賃貸不動産業界では、どのように使われていますか。

　賃貸不動産業では、莫大な数の入居者に対して家賃の入金状態の確認や滞納者への催促を行っています。管理戸数が多くなればなるほど経理部門の負担は大きく、小規模な管理会社だと経理処理だけで1～2週間かかる会社もあります。入金情報の照合、いわゆる「消し込み作業」をエクセルで手作業で行う会社は今も多く、ミスがあると翌月の対応になってしまいます。

　『請求管理ロボ』を導入すれば、毎月の請求業務は新規契約者の登録と契約終了者の登録解除だけになります。内装工事などスポットで受発注した契約の処理にも対応します。

　紙で行っていた請求書の管理を電子化できるため、テレワークの推奨にも繋がります。また、機能も常にアップデートしており、「電子帳簿保存法」などにも最新の環境で対応します。IT導入補助金を利用した導入事例も増えています。

――賃貸市場以外では使われていますか。

　IT企業や士業など、これまでに673社が導入しており、請求書発行枚数は197万枚にのぼります。当社の調べでは、毎月の請求に関わる業務の8割を削減し、人為的なミスも防いでいます。多数の顧客を抱える企業では、月末の請求業務が非常に多忙で請求書の作成ミスや入金照合などでミスが起きがちです。これらを自動化することで、生産性は格段に向上します。

経理は売上や経営に直結する大切な部門

――なぜこうしたサービスを開発したのですか。

　当社は2000年からインターネット決済代行サービスを行っています。サービスを提供する中で、多くの企業が経理業務に課題を抱えていることがわかりました。多数の顧客への請求書を手作業で作成し、照合を行っているのです。

　そこで2014年に経理業務の負担軽減につながる『経理のミカタ』というサービスをスタートさせました。徐々に自動化要素が増え、現在の『請求管理ロボ』というサービスになりました。「請求業務は人間ではなくプログラムに任せられる仕事」という意味を込めて「ロボ」という名称を採用しています。

――経理部門は、どのような問題を抱えているのでしょうか。

　コロナが広がり始めた2020年初めごろ、他の多くの社員がテレワークになったのに、経理部門だけは紙の請求書と印鑑を押すために出社しなければいけない、という嘆きがSNSでたくさん投稿されました。そこで2020年7月に「日本の経理をもっと自由に」というキャンペーンを立ち上げ、賛同企業と共に請求書の電子化を推進する運動を始めたのです。SNSや、Yahoo！のトップニュースにも取り上げられ、大きな反響を得ました。

　請求書は日本の法律上、印鑑は不要です。だから、エクセルで請求書を作ってPDFで送付するだけでも法律上問題ありません。しかし、企業によっては「押印された原本ではなければ受領できない」という企業も依然として多いのが実態です。また、間接部門である経理は、企業の社員50人に対して1人程度なこともあり軽視されがちで、IT化や働き方改革がなかなか進みません。

　人数は少なくても、売上や経営に直結する大切な部門であるということを認識してもらうためにも、こうしたサービスがもっと広がってほしいと思っています。

【サービス概要】
サービス名：「請求管理ロボ」
価格：月額費用：電子化プラン 1万円〜／請求管理プラン 3万円〜

【会社概要】
社名　株式会社ROBOT PAYMENT
設立　2000年10月
代表者　清久健也
事業内容　ファイナンシャルクラウド事業、ペイメント事業
本社所在地　東京都渋谷区神宮前6-19-20 第15荒井ビル4F
連絡先：電話03-5469-5780