文書管理のプロが設計・運用の契約書管理サービス　大手管理会社の導入事例も

2026年05月21日

　賃貸管理の現場において、切り離せないのが「紙の契約書」の存在です。電子契約の普及が進む一方で、過去の膨大な原本も「生きた書類」として残り続けています。情報資産の管理を専門とする東京レコードマネジメント（以下TRM：東京都品川区）は、不動産会社向けに、契約書管理のコンサルティングから実務代行までを一気通貫で手がける「不動産契約書管理ソリューション」を提供しています。

東京レコードマネジメント／不動産契約書管理ソリューション

管理会社を悩ませる契約書管理

　不動産管理会社は大量の契約書を抱えています。最近では電子契約も進んでいますが、紙の契約書も並行して作られ続けており、物件によって使い分けるケースもあります。人手不足が深刻化する業界において、契約書管理の負担は増す一方です。

　紙の契約書と電子契約書が混在すると、整理や検索に時間も手間もかかります。解約や更新時に契約書が必要な際には、書類の山の中から探し出す必要があります。このような状況を改善しようにも、日々の賃貸管理業務に追われ契約書の整理は後回しに。本来なら入居率向上のためにあてるべき社員の時間が、非生産的な作業に費やされてしまいます。また、管理が煩雑な状況では、紛失するリスクもあります。

TRMの契約書管理サービスとは

　TRMが提供する「不動産契約書管理ソリューション」は、各社の状況や業務フローに合わせた、最適な管理・運用方法を設計するサービスです。バラバラに保管された書類の仕分けや台帳の作成、システム登録といった初期整備から、日々の利用・保管・廃棄まで、契約書のライフサイクル全般をサポートします。現場を煩雑な作業から解放し、ルールの定着まで一気通貫で支援し、持続可能な業務効率化を実現します。
　同社の強みはコンサルティングにあります。画一的なパッケージではなく、既存のシステムや運用を理解した上で管理方法をオーダーメイドで設計し、導入後も伴走します。

運用の流れ

　管理会社は、契約書をTRMに引き渡すだけで運用をスタートできます。TRMが定期的に引き取りに来て、電子化してシステムに登録します。各社がすでに使用しているシステムを活用するため、新たなシステムを導入する手間やコストは発生しません。電子化された原本は、物件の解約後、廃棄するまでTRMの文書専用倉庫で保管します。

　原本が必要になった場合は、TRMにシステム経由かメールで依頼すれば、レターパックで郵送してもらえます。預けた書類がいつでも手元に戻る安心感と、業務効率化を両立できます。　TRMは月に1回、解約済みと運用中の契約書の振り分けも行います。解約済みの情報をもとに解約リストを作成し顧客に確認のうえ、解約済みの契約書は、利用料の安い倉庫に移動して7年間保管します。

導入サポート

　管理会社に契約書の管理台帳がない場合には、TRMが台帳作成から対応することもできます。すべての契約書について一度に取りかかる必要はなく、優先順位を決めて段階的に進めることが可能です。

期待できる効果

　契約書の発生から廃棄まで、ライフサイクル全体をTRMに任せることで、管理会社の現場の負担は大幅に軽減されます。契約書管理の実務を丸ごと委託することも可能です。人手不足の悩みを和らげ、これまで書類の整理や検索に費やしていた時間を、入居率向上の施策やオーナーサポートなどコア業務に充てられるようになります。特に、日常的に契約書が発生し続ける管理会社で必要とされているサービスです。

大手賃貸管理会社での事例

　実際にサービスを利用する大手賃貸管理会社A社での事例をご紹介します。

運用の仕組み

　TRMが定期的にA社へ紙の契約書をオフィスまで引き取りに行きます。契約書を電子化した後、A社で使用するクラウド型文書管理システムと共用ファイルサーバーの両方に登録し、オンラインで閲覧できる環境を構築しました。電子化完了後は、原本はTRMの倉庫へ移動し預け入れ作業を行います。

外部保管・廃棄

　契約期間中の契約書は東京23区内にある倉庫で保管し、解約済み物件の契約書は、コストの安い遠隔の倉庫へ移動して7年間保管します。このように倉庫を使い分けることでコスト面でも効率化しています。紙の契約書を廃棄する前には、TRMが廃棄予定リストを作成し、管理会社に確認をとったのちに廃棄作業を行うので、誤廃棄のリスクもありません。

導入効果

　オフィス内の契約書保管スペースがゼロに。日々の契約書を探す手間もなくなり、業務効率化を実現しました。

今後の展開

　これまでは契約書の保管・廃棄サービスでしたが、電子データも含めてTRMがワンストップで管理するサービスを7月から開始します。

東京電力グループのTRMという安心感

　TRMは、1987年に東京電力グループの子会社として創業し、東京電力の文書管理や情報資産管理を担ってきました。厳正な管理が求められる原子力発電所に関連する図面を、管理・保管してきたという実績もあります。電力会社の文書管理では、電気事業法や公文書管理法などに基づき、非常に細かい規定に則り行う必要があります。電力設備図面の管理で培った正確性・迅速性が、不動産契約書管理ソリューションのベースとなっています。